7 tips om meer gedaan te krijgen in minder tijd

Heb je soms het gevoel dat je werkdag te weinig uren telt? Stapelen de taken zich op? Weet je niet meer waar eerst te beginnen? Geen zorgen! Je bent zeker niet de enige. Het is gewoon tijd om je werkdag slimmer te gaan indelen. Speciaal voor jou verzamelden we 7 praktische tips waardoor jij in dezelfde tijd voortaan een pak meer gedaan zult krijgen. Jij hebt de controle! 

1. Stel de juiste prioriteiten met de Eisenhower Matrix

Zie je het bos door de bomen niet meer? Neem dan eerst even rustig adem en stel vervolgens de juiste prioriteiten. Wat belangrijk en dringend is, pak je als eerste aan. Belangrijk maar minder dringend? Dat plan je best in om er dan op een ander moment aan te werken. Is iets urgent, maar niet echt belangrijk? Aarzel in dat geval zeker niet om je collega's in te schakelen. Ze zullen je met veel plezier uit de nood helpen. En de leukste categorie is wanneer iets onbelangrijk én niet dringend is, want dat kan je gewoon integraal van je takenlijstje schrappen. Simpelweg geen tijd aan verspillen en verder focussen op de taakjes waar je wél meteen impact mee maakt.

Maak deze denkoefening op regelmatige basis. Het helpt je om in één oogopslag te zien waaraan je je kostbare tijd en aandacht het best eerst kan spenderen. Dat zorgt voor duidelijkheid, rust in het hoofd én komt je efficiëntie ook nog eens ten goede. Meer info? Google zeker eens de Eisenhower Matrix. Life saver dit!  

2. Elimineer afleidingen 

Stuurt je lief je elke 5 minuten een liefdesverklaring door via WhatsApp? Is je favoriete influencer net live gegaan op Instagram en krijg je daar een pushmelding van? Wil je weten of je laatste TikTok al viraal is gegaan? We begrijpen dat de verleiding groot is om even naar je smartphone te grijpen, maar bevorderlijk voor het werk (en je mentale gezondheid) is het allerminst. Schakel daarom je meldingen uit en creëer een werkplek waar je je kan focussen. Zonder al te veel prikkels van buitenaf. In sommige gevallen kan een noise-cancelling koptelefoon ook soelaas brengen om in volle focus op korte tijd heel wat meer gedaan te krijgen. 

3. Durf 'nee' te zeggen

Uit collegialiteit werk blijven aannemen, zal noch jou noch je collega's op lange termijn goed doen. Je collega's zullen op die manier bepaalde verwachtingen hebben die jij helaas niet altijd kan inlossen. Vroeg of laat bots je zo op je eigen limieten en loopt de emmer over. Zonde, want je collega's hadden wel op je hulp gerekend en zitten nu nog meer met de handen in 't haar. Hoewel je ook alleen maar deed om goed te doen, heb je nu bij je collega's minpunten in plaats van pluspunten gescoord. 

Dat kan je vermijden door wat minde hooi op je vork te nemen en tijdig 'nee' te zeggen. Belangrijk is wel dat je kadert waarom je moet passen voor een bepaalde opdracht. Bied eventueel een alternatief of oplossing aan waardoor je collega's weer verder kunnen. Dan toon je dat je meedenkt met hen én snappen ze ook beter waarom je nu niet kan inspringen. Oké, de eerste paar keren zal je je hoogstwaarschijnlijk toch de boeman voelen, maar uiteindelijk zal je merken dat je collega's je transparante manier van communiceren wel degelijk weten te appreciëren. Oefen het regelmatig, op die manier wordt het ook elke keer een beetje gemakkelijker. Pinky promise!

4. Plan je agenda niet vol en werk met tijdsblokken

Plan blokken in in je agenda om aan bepaalde taken te werken. Zorg er zeker voor dat je voldoende tijd voorzien hebt én dat je per blok focust op één taak. Door niet te multitasken en wat extra marge in te calculeren zal je veel efficiënter kunnen werken én geef je jezelf voldoende ruimte om onverwachtse problemen er toch nog even tussen te kunnen nemen. 

5. Niet storen, a.u.b. 

Staat er even geen routinetaakje maar een pittig karwei op de agenda? Eentje waarbij je maar beter heel gefocust aan de slag gaat? Laat je collega's dan weten dat je even in volle focus wil doorwerken. Simpelweg door het hen gewoon op de man af te zeggen in een technische setting of door een niet-storen bordje op je bureau te zetten. Je mailbox en/of Teams even volledig afsluiten is zeker ook een goed idee. Of je even in een andere ruimte zetten om je af te zonderen. Op die manieren word je niet elke 5 minuten gestoord en kan je tempo maken. 

Extra tip: spreek samen met je collega's een tijdslot af waarin iedereen dagelijks een uurtje niet gestoord mag worden. Het bevordert niet enkel jouw productiviteit, maar ook die van hen. 

6. Werk op een slimme manier

Iedereen is talentvol. Ontdek de talenten van je collega's en verdeel de taken zodanig dat iedereen op z'n sterktes en interesses ingezet wordt. Dat komt de efficiëntie van het team alleen maar ten goede. Je werkplek optimaliseren, kan datzelfde effect hebben. Door ervoor te zorgen dat alles wat je nodig hebt ook effectief binnen handbereik ligt, voorkom je dat je continu heen en weer moet lopen. Ook wanneer je dag in dag uit met complexe machines en specifiek gereedschap moet werken, is het ideaal wanneer je die door en door kent. Op die manier haal je er het maximale uit en dat bespaart jou dan weer veel tijd en energie. 

En draag vooral ook goed zorg voor je lichaam. Door zware fysieke taken af te wisselen met lichter werk, voorkom je oververmoeidheid. En als het even kan, zorg je best ook voor een goede werkhouding. Op die manier vermijd je overbelasting, waardoor je sneller en beter kan werken zonder een blessure op te lopen. 

7. Automatisering als reddende engel

De tijd van alle balletjes zelf in de lucht te moeten blijven houden, ligt met de komst van automatisering en AI intussen al even achter ons. Gebruik het in je voordeel. Het bestaat met een reden. De tools worden bovendien alsmaar beter. Zie het als een verlengde van jezelf. Verschillende klonen van jezelf die elk in iets anders uitblinken en je werk zo verlichten. Door repetitieve taken te automatiseren en creatieve ideeën op te vragen aan AI, zal je heel wat tijd winnen. Door deze nieuwe technologieën te omarmen, kan je je op andere taken focussen en verhoog je je productiviteit. 

Pas de bovenstaande tips consequent toe en je zal merken dat je in dezelfde tijd heel wat meer gedaan zult krijgen. Gedaan met continu achter de feiten aan te lopen. Tijd om het heft in eigen handen te nemen en zo elke dag opnieuw het verschil te maken. Succes!